Cómo Preparar A Su Empresa Para El Control De Gastos En Tarjetas Corporativas Por Parte De La SUNAT
La Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT) implementará un control más riguroso sobre los gastos realizados mediante tarjetas de crédito corporativas, exigiendo a las empresas justificar el 100% de estos desembolsos para evitar reclasificaciones tributarias. Esta medida, enfocada en fortalecer la transparencia fiscal, busca prevenir prácticas como la deducción de gastos personales como costos empresariales, un fenómeno que ha generado preocupación en los últimos años. Para las organizaciones, esto implica no solo adaptar sus procesos internos, sino también revisar a profundidad sus mecanismos de registro y documentación, con el fin de alinearse con los nuevos requerimientos y evitar sanciones.
En primer lugar, es fundamental que las empresas revisen y actualicen sus políticas internas de gastos. Esto incluye establecer lineamientos claros sobre qué tipos de transacciones son aceptables mediante tarjetas corporativas, así como definir los procesos de aprobación y los plazos para presentar comprobantes. Una política bien estructurada debe comunicarse formalmente a todos los empleados, especialmente a aquellos con acceso a estos medios de pago, asegurando que comprendan la importancia de adjuntar documentación válida, como facturas, recibos o contratos, que respalden cada operación. La claridad en estas normas reducirá errores y facilitará la auditoría interna previa a una posible revisión de la SUNAT.
Por otro lado, la implementación de sistemas digitales de gestión de gastos se vuelve indispensable. Plataformas que centralicen la carga de comprobantes, automatizen la categorización de transacciones y generen reportes detallados agilizarán el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Estas herramientas no solo permiten un monitoreo en tiempo real, sino que también integran los datos con los sistemas contables, minimizando discrepancias. Además, al digitalizar los registros, las empresas garantizan que la información esté disponible de manera inmediata y organizada, algo crítico si la SUNAT solicita evidencia durante una fiscalización.
Adicionalmente, la capacitación del personal es un pilar clave. Los colaboradores deben entender que, bajo el nuevo marco, incluso gastos menores requieren justificación. Sesiones de entrenamiento periódicas pueden abordar temas como la identificación de gastos deducibles, el correcto llenado de formatos y los plazos para cargar documentos. Asimismo, es recomendable designar responsables por área o departamento para supervisar el cumplimiento, creando una cadena de responsabilidad que refuerce la cultura de la transparencia.
En paralelo, contar con asesoría especializada en materia tributaria permitirá a las empresas anticipar riesgos. Profesionales en derecho fiscal o contabilidad pueden identificar vacíos en los procesos actuales, sugerir ajustes a las políticas y validar que los gastos registrados se ajusten a lo permitido por la ley. Esta colaboración es particularmente útil para interpretar normativas ambiguas o resolver casos atípicos, como transacciones en el extranjero o pagos a proveedores informales.
Por último, las organizaciones deben prepararse para posibles auditorías. Esto implica realizar revisiones internas periódicas que simulen el escrutinio de la SUNAT, verificando que cada gasto cuente con su respaldo correspondiente y esté correctamente clasificado. Identificar y corregir errores con antelación no solo mitiga el riesgo de reclasificaciones, sino que también optimiza la gestión financiera. Incluso, un historial de cumplimiento impecable puede servir como respaldo ante los entes reguladores.
En conclusión, la entrada en vigencia de este control representa un desafío, pero también una oportunidad para que las empresas refuercen sus prácticas contables y administrativas. Más allá de evitar multas, una gestión meticulosa de los gastos corporativos contribuye a una toma de decisiones más informada, reduce el desperdicio de recursos y proyecta una imagen de seriedad ante clientes, inversionistas y autoridades. La preparación anticipada, basada en tecnología, capacitación y asesoría experta, será determinante para navegar este nuevo escenario con éxito.