Implementación De La Firma Digital En Libros Diarios Según SUNAT: Requisitos Y Plazos
La Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT) establecerá la obligatoriedad del uso de la firma digital en los libros diarios electrónicos, conforme a lo dispuesto en las normas tributarias vigentes. Esta medida, anunciada mediante la Resolución N.° 000000-2024, busca fortalecer la seguridad, integridad y autenticidad de la información contable que las empresas deben presentar ante el ente recaudador. Su implementación representa un paso crucial en la modernización de los procesos fiscales y exige que los contribuyentes comprendan los requisitos, plazos y ajustes necesarios para cumplir con la normativa sin contratiempos.
En primer lugar, es fundamental entender qué implica la firma digital en este contexto. Se trata de un mecanismo tecnológico que permite garantizar la autoría y la inalterabilidad de los registros contables electrónicos. A diferencia de una firma escaneada o una rúbrica manual, la firma digital utiliza algoritmos criptográficos para vincular de manera única al firmante con el documento, asegurando que cualquier modificación posterior sea detectable. SUNAT ha establecido que esta herramienta deberá ser aplicada en los libros diarios, incluyendo el libro caja, bancos, ingresos y gastos, entre otros, como parte de los Registros Electrónicos Contables (REC).
Para cumplir con esta obligación, los contribuyentes deben obtener un certificado digital válido, emitido por un prestador de servicios de certificación autorizado por SUNAT. Este certificado, que funciona como una credencial electrónica, debe estar asociado al Representante Legal de la empresa o a un apoderado debidamente registrado. Adicionalmente, es necesario contar con software contable que cumpla con los estándares técnicos exigidos por la SUNAT, incluyendo la capacidad de generar archivos en formato XML y aplicar la firma digital de manera integrada. Las empresas que ya utilizan sistemas electrónicos deberán verificar su compatibilidad con estos requisitos, mientras que aquellas que aún manejan libros físicos o hojas de cálculo deberán migrar a plataformas certificadas.
Respecto a los plazos, SUNAT recomienda iniciar el proceso con anticipación, considerando que la obtención del certificado digital puede demorar varias semanas, dependiendo de la entidad emisora. Asimismo, la adaptación de los sistemas contables y la capacitación del personal requieren tiempo. Las micro y pequeñas empresas (mypes) inscritas en el Régimen MYPE Tributario deben prestar especial atención, ya que, aunque suelen contar con plazos extendidos en otras normativas, en este caso la obligatoriedad aplica por igual a todos los regímenes tributarios.
Cabe destacar que el incumplimiento de esta disposición acarreará sanciones administrativas. Según el Código Tributario, la falta de presentación de los libros contables o la entrega de información alterada puede generar multas que oscilan entre el 0.3% y el 0.6% de los ingresos netos anuales, con un mínimo de 1,900 soles. Además, la ausencia de firma digital podría invalidar los registros ante una eventual fiscalización, exponiendo a la empresa a disputas legales o dificultades en procesos como la solicitud de créditos o licitaciones públicas.
Por otro lado, la implementación de la firma digital no solo responde a exigencias legales, sino que también ofrece ventajas operativas. Al garantizar la autenticidad de los datos, reduce el riesgo de errores o fraudes, agiliza la auditoría interna y externa, y facilita el almacenamiento seguro de la información. Para las empresas, esto implica una mayor eficiencia en la gestión contable y una alineación con estándares internacionales de transparencia financiera.
En este contexto, SUNAT ha dispuesto canales de asistencia, como talleres virtuales, guías técnicas y un módulo de consultas en su portal web, para orientar a los contribuyentes en la transición. No obstante, resulta indispensable que las empresas asignen recursos internos —ya sea a través de su departamento contable o asesores externos— para revisar cada etapa del proceso, desde la selección del software hasta la validación final de los archivos firmados.
En conclusión, la obligatoriedad de la firma digital en los libros diarios a partir de 2025 refuerza el compromiso de Perú con la digitalización de la gestión tributaria. Si bien su adopción requiere esfuerzos coordinados, también representa una oportunidad para optimizar procesos y fortalecer la confianza en la información financiera. Las empresas que actúen con proactividad no solo evitarán sanciones, sino que se posicionarán competitivamente en un entorno económico cada vez más regulado y tecnificado.